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Como organizar processos, integrar equipes e garantir conformidade legal para 2026

O encerramento do ano exige que o departamento pessoal revise procedimentos, atualize conhecimentos e garanta total alinhamento entre legislação, eSocial, processos internos e integração com as demais áreas da empresa.

As mudanças recentes — especialmente aquelas relacionadas ao eSocial, à substituição da Dirf e às novas validações — tornam essencial que profissionais de DP, RH e contabilidade atuem com precisão técnica e comunicação eficaz. Este artigo reúne os principais pontos abordados no episódio 49 do Netspeed Podcast e os organiza em um checklist claro e aplicável.

Domínio técnico obrigatório para o novo ciclo

Atualizações do eSocial: versão S-1.3

A versão S-1.3 do eSocial fez ajustes importantes em eventos periódicos e não periódicos, regras de validação e tabelas. A adaptação às novidades é indispensável, especialmente considerando:

Aperfeiçoamentos para substituição da Dirf

• Regras de consistência entre eSocial e EFD-Reinf
• Validações mais rígidas, que podem impactar admissões, rescisões e fechamento de folha
• O DP deve manter domínio das notas técnicas — como a Nota Técnica 4.0 — e das notas orientativas que complementam as alterações operacionais.

Processos essenciais: admissões, folha, rescisões e obrigações acessórias

O encerramento do ano exige revisão dos processos de rotina:

• Admissões: novas validações reforçam a necessidade da documentação completa e correta. Um exemplo é a obrigatoriedade do CPF regularizado no registro inicial, já que essa inconsistência impacta o envio ao eSocial.
• Folha de pagamento: conferência de rubricas, incidências e vínculos para evitar divergências com o Reinf e com a futura entrega do Imposto de Renda do trabalhador.
• Rescisões e homologações: atenção redobrada a prazos e valores declarados, evitando inconsistências que possam refletir no ano seguinte.
• Obrigações acessórias: manter o calendário atualizado garante que envios sejam feitos dentro do prazo, evitando retrabalho e penalidades.

Adoção de tecnologias e integração de sistemas

A modernização do DP exige o uso de ferramentas que automatizam tarefas, reduzem erros e garantem rastreabilidade. Entre os exemplos citados no podcast estão:

• CRM voltado para gestão de prazos
• Automação de atendimentos
• Ferramentas de conferência e validação periódica
• Soluções específicas para rotina de DP e folha

O uso adequado dessas tecnologias diminui riscos e melhora o fluxo de informações entre os setores.

Competências comportamentais essenciais para o DP

Organização e gestão de prazos

A rotina do DP envolve múltiplas entregas, por isso, ferramentas de planejamento, calendários e sistemas de alerta são essenciais para manter regularidade e evitar atrasos.

Atenção aos detalhes

Pequenas inconsistências — como dados cadastrais, códigos ou incidências — podem gerar impacto significativo, principalmente com o cruzamento de informações entre eSocial e EFD-Reinf.

Comunicação assertiva

A comunicação entre DP, gestores, colaboradores, contabilidade e fiscal é um fator decisivo para evitar erros. Exemplos de situações críticas incluem:

• Informações incompletas em fichas de registro
• Falta de orientação sobre documentos obrigatórios
• Divergências entre áreas que precisam enviar dados complementares
• Uma comunicação clara evita retrabalho e danos à imagem profissional do DP.

Trabalho em equipe e integração com outros departamentos

A substituição da Dirf reforça que o fechamento anual depende da integração entre:

• DP (informações de vínculos, remunerações e retenções)
• Fiscal (retenções e informações complementares via EFD-Reinf)
• Contábil (apuração e conciliações)
• O trabalho colaborativo evita inconsistências que possam resultar em problemas para a empresa e para o trabalhador, como cair na malha fina do Imposto de Renda.

Proatividade e antecipação de problemas

Conferências antecipadas são indispensáveis, especialmente em um ano com mudanças estruturais. O ideal é revisar periodicamente os dados que alimentarão as obrigações anuais de 2026, evitando ajustes emergenciais.

O que mais impactará o DP em 2026

Substituição da Dirf

A mudança impacta diretamente:

• Informações de retenção de IRRF enviadas ao eSocial e à EFD-Reinf
• Confiabilidade dos dados, já que erros podem afetar o Imposto de Renda do trabalhador
• Validação cruzada entre bases distintas

O início do ano, logo em janeiro, já exigirá atenção especial ao IRRF e às novas estruturas de envio.

Imposto de Renda

Os primeiros meses de 2026 devem exigir do DP maior cuidado com:

• Conferência das informações transmitidas ao longo de 2025
• Alinhamento de dados para que o trabalhador não enfrente pendências na declaração
• Correção imediata de inconsistências identificadas durante o ano-base
• Comunicação com gestores e colaboradores

A entrega correta das informações depende também do entendimento de todos os setores sobre as novas exigências. Uma simples ausência de um dado essencial (como o CPF) compromete o envio de eventos.

Conclusão: orientação prática para fechar o ano com segurança

Para garantir conformidade e começar 2026 sem pendências, o DP deve:

• Revisar os envios do eSocial e da EFD-Reinf, verificando consistências e pendências
• Conferir admissões, rescisões e folha de pagamento, garantindo que não há divergências de dados
• Validar documentos, cadastros e incidências, especialmente os que impactam IRRF
• Reforçar comunicação interna com gestores, fiscal e contábil para evitar inconsistências
• Acompanhar atualizações legais, incluindo notas técnicas, orientações e regras de validação
• Organizar e documentar processos, utilizando tecnologias que facilitem o controle
• Planejar o início do ano, priorizando a conferência do IRRF e os ajustes que impactam a declaração do trabalhador

Com organização, integração entre áreas e domínio técnico, o DP entra em 2026 preparado, reduzindo riscos e garantindo segurança jurídica e operacional para a empresa e os colaboradores.

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Por: Camila Pilhalarmi e Natália Claudino

Revisão: Beatriz Baptista

Imagem: Freepik