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Você está preparado para proteger os dados da sua empresa? A gestão de documentos é fundamental para garantir a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Leia este artigo até o final e entenda como a gestão de documentos pode impactar na segurança da sua empresa.

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A gestão de documentos é um aspecto crucial para qualquer empresa, especialmente no contexto em que a proteção de dados é fundamental. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor, as empresas precisam continuar garantindo que os dados sejam processados e armazenados de forma segura. Neste artigo, vamos explorar como a gestão de documentos pode impactar na segurança da sua empresa e o que você pode fazer para garantir a conformidade legal.

Para isso, vejamos como está o cenário da LGPD esse ano!

LGPD em 2025

No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados segue sendo um tema crucial para empresas e indivíduos em 2025. Como já enfatizado anteriormente, a lei visa proteger a privacidade e a liberdade das pessoas, garantindo que seus dados sejam tratados de forma segura e transparente.

Desafios e oportunidades

A Lei traz desafios e oportunidades para as empresas. Por um lado, é necessário implementar medidas para garantir a conformidade com ela e evitar sanções. Por outro lado, pode ser uma oportunidade para as empresas demonstrarem seu compromisso com seus clientes.

O que as empresas precisam fazer:

● Implementar medidas de segurança: as empresas precisam implementar medidas para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados.

● Garantir transparência: as organizações devem ser transparentes no tratamento de dados, informando os titulares sobre como seus dados são coletados, utilizados e armazenados.

● Obter consentimento válido: o consentimento dos titulares de dados deve ser livre, específico e informado.

● Ter uma gestão documental eficiente: as empresas devem ter uma gestão documental eficaz para garantir a conformidade com a LGPD.

Benefícios da conformidade

Para além da obrigação legal, a conformidade com a LGPD tem vários benefícios para as empresas. É possível citar três que são expressivos: proteção da privacidade, prevenção de multas e melhoria da confiança.

Proteger a privacidade e a liberdade das pessoas é uma obrigação estabelecida pela LGPD, mas também é uma tarefa da empresa que vai prevenir multas e sanções legais e, consequentemente, melhorar a confiança dos clientes e, de maneira geral, a imagem da empresa.

Dicas para as empresas:

● Certificado digital: o certificado digital garante a segurança nas transações e nos acessos.

● Encarregado de proteção de dados (DPO): a designação de um DPO é recomendada para ajudar as empresas a garantirem o cumprimento da LGPD.

A falta de uma gestão de documentos eficaz acabará levando a problemas graves, como:

1. Perda de dados importantes

2. Acesso não autorizado a informações confidenciais

3. Dificuldade em localizar documentos importantes

4. Risco de multas e penalidades por não conformidade com a Lei

A importância da gestão de documentos

Uma gestão de documentos efetiva é fundamental para garantir segurança, conformidade e eficiência na rotina das empresas. Aqui estão algumas das principais importâncias da gestão de documentos:

1. Conformidade com a LGPD

A LGPD estabelece regras rigorosas para o processamento de dados pessoais. As empresas que não cumprem com essas regras podem sofrer penalidades graves, incluindo multas de até 2% do faturamento anual.

A gestão de documentos eficaz inclui a implementação de medidas de segurança para proteger os dados contra acessos não autorizados. Isso inclui criptografia de dados, autenticação de usuários e controle de acesso.

3. Localização e recuperação de documentos

A gestão de documentos também inclui a capacidade de localizar e recuperar documentos importantes de forma rápida e eficiente. Isso pode ser fundamental em caso de auditorias ou investigações.

3 Passos fundamentais para manter a segurança de dados e a gestão de documentos eficaz:

1. Implemente um sistema de gestão de documentos: um bom sistema de gestão de documentos armazena, processa e protege os dados de forma eficiente.

2. Defina políticas de segurança: é fundamental definir políticas de segurança claras e rigorosas para garantir que os dados sejam protegidos contra acessos não autorizados.

3. Treine os colaboradores: os colaboradores precisam estar cientes das políticas de segurança e saber como lidar com os dados de forma segura.

Conclusão:

A gestão de documentos é fundamental para garantir a segurança e a conformidade com a LGPD. Com a implementação de um sistema de gestão de documentos eficaz e a definição de políticas de segurança, as empresas podem proteger os dados e evitar as penalidades graves.

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Por: Vanessa Mandarano

Revisão: Beatriz Baptista

Imagem: Freepik