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O cruzamento de informações fiscais realizado pela Receita Federal está cada vez mais eficiente, especialmente com a integração entre Dirf, eSocial e declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).

As informações enviadas pelas empresas sobre rendimentos, Imposto de Renda Retido na Fonte e contribuições previdenciárias são automaticamente comparadas com os dados declarados pelo contribuinte no IRPF. Por isso, qualquer divergência pode resultar na conhecida malha fina do Imposto de Renda, gerando notificações, necessidade de retificação, atraso na restituição e até aplicação de multa.

Em 2026, a declaração ganha um ponto de atenção muito importante: a mudança no formato de entrega da Dirf. Trazendo holofotes sobre o cruzamento dos dados, a nova Dirf deixou a fiscalização ainda mais rígida.

Neste artigo, vamos abordar como isso pode impactar na vida dos brasileiros. Como as empresas podem se preparar para evitar retrabalho e dor de cabeça.

O envio e cruzamento de informações

Grande parte das informações que antes eram consolidadas na Dirf passou a ser transmitida por meio do eSocial, especialmente pelos eventos de remuneração, como o S-1200 (Remuneração do Trabalhador) e o S-1210 (Pagamento de Rendimentos).

Esses eventos detalham valores pagos, descontos de INSS, Imposto de Renda retido e outras verbas, formando a base de dados que a Receita Federal utiliza para validar a declaração do IRPF. Assim, quando o contribuinte informa seus rendimentos, o sistema já possui os dados oficiais enviados pela fonte pagadora.

A declaração do Imposto de Renda

A declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física é feita baseada em alguns documentos, o principal deles é o informe de rendimentos. Com as mudanças recentes na entrega da Dirf, a Receita Federal informou que tal documento deve ser concedido pela fonte pagadora, ou seja, a mesma empresa que enviou essas informações ao eSocial por meio dos eventos de remuneração é a empresa que concederá o informa de rendimentos para o contribuinte.

Isso significa que os dados devem ser extraídos do próprio sistema de folha, e é nesse momento que o risco da malha fina se apresenta.

O cruzamento de dados, a malha fina e compliance das informações

A malha fina ocorre, na maioria das vezes, quando há inconsistências entre o que foi informado no eSocial e o que o contribuinte declarou no IRPF. Entre os erros mais comuns estão omissão de rendimentos, diferenças nos valores de imposto retido, declaração incorreta de rendimentos tributáveis ou isentos e ajustes de folha não refletidos corretamente nos informes de rendimentos. Mesmo pequenas divergências são facilmente identificadas no cruzamento eletrônico de dados.

Para evitar problemas, as empresas podem adotar boas práticas de compliance fiscal e trabalhista, como:

- Manter os cadastros dos colaboradores atualizados

- Parametrizar as rubricas da folha de pagamento

- Revisar mensalmente os eventos enviados ao eSocial

- Validar os valores antes do fechamento da folha.

Além disso, é essencial que o informe de rendimentos entregue ao trabalhador seja fiel às informações transmitidas à Receita Federal.

O eSocial disponibiliza as tabelas de natureza das rubricas (tabela 03), bem como de código de incidência do IR (tabela 21) para verificação da configuração das rubricas, esses dados são essenciais para uma auditoria nos cadastros.

Cadastros e lançamentos de plano de saúde, atualizações de dependentes e cadastros relativos a pensão alimentícia também devem passar por revisão para garantir o envio correto dos dados.

O último, e mais importante ponto desse processo, é utilizar um sistema de folha de pagamento seguro, completo e fácil de se auditar. A Netspeed disponibiliza essa ferramenta que, além de cumprir tais pré-requisitos, é intuitiva, prática e com rotinas automatizadas, garantindo precisão na hora do fechamento e envio das informações.

Conclusão:

Diante das exigências legais e do cruzamento eletrônico de informações, um bom sistema de folha de pagamento é indispensável para garantir a conformidade dos dados gerados e armazenados nele.

A escolha adequada do sistema reduz riscos fiscais, para a empresa e para o trabalhador, evita retrabalho e fortalece a atuação estratégica do DP e da contabilidade.

Por Camila Pilhalarmi | Portal Educação