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A importância do departamento pessoal vem crescendo ao longo dos anos, e, com a entrada do eSocial, se tornou um ainda mais relevante para a rotina administrativa das empresas. A velha brincadeira de que o DP “só precisa apertar um botão” vem sendo cada vez mais descreditada, haja vista ele ser uma peça fundamental para a organização.

Ainda que novas funções tenham sido agregadas ao setor nos últimos anos, e a tecnologia venha tornando-o cada vez mais estratégico, outras funções de responsabilidade do DP permanecem ainda hoje: a responsabilidade da guarda e da manutenção de documentos é uma delas!

A maioria dos processos ainda geram documentos, por exemplo folha de pagamento, holerites, documentos admissionais e demissionais dos colaboradores, e tais documentos têm prazos pré-determinados por lei para que a empresa mantenha-os guardados:

• Contrato de trabalho: permanente
• Folha de pagamento: 10 anos
• Guia da Previdência Social: 10 anos
• Rescisão de contrato: 5 anos
• Aviso prévio: 5 anos
• Atestado médico: 5 anos
• Exames médicos admissionais, periódicos e demissionais: 10 anos
• Comprovantes de pagamento de benefícios: 5 anos

Reclamações e processos trabalhistas: 5 anos após o trânsito em julgado da decisão

Durante muitos anos as empresas precisaram disponibilizar um espaço físico para a manutenção de arquivos, os quais, ainda que organizados, trazem vários problemas, como nem sempre estão próximos em um momento de necessidade, além da exposição de riscos do próprio ambiente.

Surge, então, mais uma solução para facilitar a gestão dos documentos, assegurando a integridade física deles, facilitando a localização e dispensando os locais físicos: o armazenamento de arquivos em nuvem.

A missão da Netspeed é descomplicar as rotinas contábeis, por isso, esta é uma questão que precisava ser facilitada, para isso, foi desenvolvido o Digitalizae, um sistema organização de arquivos e armazenamento em nuvem, que permite a criação de equipes dentro do sistema, customização das permissões de acesso e organização de pastas e subpastas para as diferentes demandas de cada equipe.

Além dessas e outras funcionalidades, a nova solução web se integra aos demais sistemas da Netspeed, permitindo a integração em tempo real.

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Se você ainda não conhece o Digitalizae, confira a programação e se inscreva na próxima demonstração para entender os detalhes dessa ferramenta! 

por: Camila Pilhalarmi

Revisão: Beatriz Baptista

Imagem: Freepik