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Quando se fala em folha de pagamento, é comum pensar apenas no salário do colaborador, no entanto, a realidade é mais complexa: por trás de cada remuneração, existe uma série de encargos trabalhistas, previdenciários e fiscais que impactam diretamente no custo da empresa.

Esses encargos são definidos por diferentes normas, como a CLT, as regras do INSS, do FGTS e as obrigações acessórias, como o eSocial. A aplicação dos encargos também está diretamente ligada ao regime tributário no qual a empresa se enquadra.

Neste artigo, vamos abordar quais encargos são esses, quando se aplicam e como a empresa deve atuar para manter a conformidade legal.

O que são encargos trabalhistas?

Encargos trabalhistas são tributos obrigatórios para a empresa. Eles são definidos a partir de alguns fatores, por exemplo, o regime tributário que a empresa se enquadra interfere diretamente nos tributos. Além disso, alguns são descontados do funcionário e repassados ao governo, enquanto outros incidem sobre o valor do salário dos funcionários e devem ser repassados ao órgão ao qual compete o destino daquele tributo.

Vejamos como eles se aplicam:

1. INSS Empregado - devido por todas as empresas

● O tributo é descontado do salário do funcionário e repassado ao INSS de acordo com uma tabela progressiva pré-estabelecida.

● Ao enviar os eventos periódicos ao eSocial, a informação é transmitida, e o tributo é recolhido no Darf Previdenciário.

● O objetivo desse imposto é financiar a previdência social.

2. INSS Empregador - devido a empresas do Lucro Real e do Presumido, normalmente empresas do Simples são desobrigadas (dependendo do anexo)

● Considerando o valor total da folha de pagamento (total de salários), aplica-se 20%.

● Também é recolhido no Darf Previdenciário.

3. FGTS - devido por todas as empresas

● A empresa deve depositar 8% do salário do funcionário para o próprio trabalhador em uma conta exclusiva para o Fundo de Garantia.

● Ao enviar os eventos periódicos ao eSocial, o sistema comunica o FGTS Digital que identifica o valor devido para cada funcionário.

● A empresa emite a guia do FGTS no FGTS Digital e faz o repasse devido quando a guia é paga.

● Não há desconto no salário do funcionário.

4. RAT - normalmente não se aplica a empresas do Simples

● O Risco Ambiental de Trabalho varia entre 1% e 3%, dependendo do risco da atividade da empresa.

● Aplicado sobre o total de salários, o recolhimento é feito no Darf Previdenciário

5. Terceiros - normalmente não se aplica a empresas do Simples

● O tributo é destinado para o Sistema S (Senai, Sesi, Sesc e Sebrae) e outras entidades.

● Aplica-se 5,8% sobre o total de salários, o recolhimento é feito no DARF Previdenciário.

6. IRRF

● Descontado do funcionário e repassado à Receita Federal por meio do Darf.

● O desconto ocorre de acordo com as regras da Receita para isenção e desconto.

● A empresa só retém e repassa à Receita, não é custo dela.

7. Multa do FGTS - devida por todas as empresas

● Devida por todas as empresas ao funcionário quando ela decide encerrar o contrato de trabalho sem justa causa.

● Equivale a 40% sobre o saldo de FGTS que a empresa depositou para o trabalhador durante o contrato de trabalho com ele, somado ao FGTS devido na rescisão.

Em resumo, a gestão dos encargos trabalhistas não é apenas uma obrigação operacional, mas um fator estratégico para a saúde financeira e a sustentabilidade da empresa. 

Entender quais encargos se aplicam a cada regime tributário e garantir cálculo e recolhimento adequados reduz riscos de autuações, passivos trabalhistas e custos inesperados. Além disso, manter a conformidade com a CLT, com o INSS, o FGTS e as obrigações do eSocial garante previsibilidade, segurança jurídica e eficiência na gestão de pessoas.

Por Natalia Claudia | Portal Educação