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O envio dos eventos periódicos ao eSocial é uma rotina do departamento pessoal que exige atenção redobrada aos detalhes. Um pequeno erro pode gerar multa, atrasar o fechamento da folha e até causar divergências em tributos e contribuições.

Na prática, muitos problemas poderiam ser evitados com a conferência prévia das informações antes da transmissão. Neste texto, falaremos dos erros mais comuns e como reduzi-los.

1.Enviar eventos antes de concluir a folha de pagamento

Um dos erros mais frequentes é transmitir os eventos periódicos antes da finalização da folha. Se ainda houver alterações em salários ou outras verbas, será necessário retificar os eventos enviados, gerando retrabalho e aumentando o risco de inconsistências.

Antes da transmissão dos eventos periódicos, confirme se os cálculos da folha foram revisados e estão corretos.

2. Informações cadastrais inconsistentes

Embora os dados cadastrais sejam transmitidos em eventos não periódicos, qualquer inconsistência pode impactar no processamento dos eventos periódicos. Erros em CPF, data de nascimento, categoria do trabalhador, matrícula ou vínculo empregatício impedem o processamento correto das informações.

Manter o cadastro sempre atualizado é uma das melhores formas de evitar rejeições.

3. Rubricas configuradas incorretamente

A configuração das rubricas merece atenção especial!

Uma incidência tributária ou previdenciária cadastrada de forma incorreta pode resultar em cálculos errados de INSS, FGTS e Imposto de Renda, além de gerar divergências entre a folha e o eSocial. Sempre que houver criação ou alteração de rubricas, vale a pena revisar sua parametrização.

Para aprender a configurar as rubricas corretamente, veja ao treinamento completo: Folha de Pagamento | Como corrigir inconsistências de IRRF, FGTS e INSS.

4. Divergências entre a folha e os eventos enviados

Após alterações na folha, algumas empresas esquecem de reenviar os eventos atualizados. Isso faz com que as informações transmitidas ao eSocial não correspondam aos valores efetivamente apurados. Então, sempre que houver mudanças na folha antes do fechamento, verifique se os eventos precisam ser retransmitidos.

5. Perder os prazos de envio

O cumprimento dos prazos continua sendo um dos maiores desafios para muitas empresas. Deixar o envio para os últimos dias aumenta as chances de enfrentar necessidade de correções de última hora. Uma boa organização da rotina mensal ajuda a reduzir esse risco. Com o SpeedBot Folha da Netspeed, você pode padronizar as tarefas para que o próprio robô faça o envio desses eventos automaticamente, eliminando completamente as chances de você se esquecer de enviar, clique aqui para saber mais.

6. Não conferir as mensagens de retorno

Após a transmissão, algumas empresas consideram o processo encerrado e deixam de verificar os retornos do eSocial. No entanto, é justamente nessa etapa que podem ser identificadas rejeições, advertências ou inconsistências que precisam ser corrigidas.

Acompanhar os protocolos e as mensagens de retorno é essencial para garantir que os eventos foram efetivamente processados.

7. Fechar a competência sem revisar os dados

Antes do encerramento da competência, é importante realizar uma verificação geral das informações. Comparar os valores da folha com os eventos enviados, revisar encargos e verificar possíveis inconsistências evita problemas futuros, principalmente em fiscalizações e obrigações acessórias.

Como reduzir erros no envio dos eventos periódicos?

Algumas boas práticas fazem diferença na rotina do departamento pessoal:

• mantenha os cadastros sempre atualizados
• revise a folha antes da transmissão
• confira a parametrização das rubricas
• acompanhe as mensagens de retorno do eSocial
• evite deixar os envios para o último momento
• utilize ferramentas que facilitem a conferência das informações

Conclusão

Os eventos periódicos exigem precisão e organização. Quanto mais estruturado for o processo de conferência e envio, menores serão as chances de rejeições, retrabalhos e inconsistências fiscais.

Por Natalia Claudino | Portal Educação