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Você já usa certificação digital a favor da sua empresa?

Neste artigo, explicamos o que é, como funciona e por que a certificação digital tem se tornado uma ferramenta indispensável no dia a dia de quem lida com documentos fiscais, procurações eletrônicas e obrigações acessórias. Confira!

Estamos vivendo a era da digitalização. Hoje, é difícil encontrar uma área que ainda não tenha sido transformada por soluções digitais: bancos, postos de saúde, comércio e, claro, a contabilidade.

No setor contábil, essa mudança vai além de sistemas e softwares: ela alcança a forma como os documentos são assinados, transmitidos e validados. A burocracia, que antes travava processos, foi substituída por soluções digitais ágeis e seguras — como a certificação digital.

O que é certificação digital?

A certificação digital é um recurso que autentica a identidade de pessoas físicas ou jurídicas no meio eletrônico. Com ela, é possível assinar documentos com validade jurídica, acessar sistemas governamentais e realizar operações com segurança e agilidade, tudo de forma 100% on-line.

Benefícios principais:

• Redução de tempo com assinaturas e validações presenciais
• Segurança jurídica nas transações digitais
• Agilidade na entrega de obrigações fiscais
• Melhoria na experiência dos clientes empresariais

Por que seu escritório contábil deve oferecer certificação digital?

Ao integrar a certificação digital ao seu portfólio de serviços, o contador passa a atuar como parceiro estratégico de seus clientes, facilitando não só processos burocráticos, mas oferecendo uma solução completa que une agilidade, conformidade e tecnologia.

Vantagens competitivas:

• Agrega valor à proposta comercial
• Reduz o tempo de atendimento
• Gera novas fontes de receita
• Aumenta a fidelização de clientes
• Torna o escritório mais moderno e competitivo

Principais tipos de certificado digital

Existem diferentes modelos de certificação digital, cada um com finalidades e formas de uso distintas. No contexto contábil, os mais utilizados são:

• Certificado Digital A1
• Armazenado em software no computador
• Validade de um ano
• Ideal para empresas que realizam diversas assinaturas digitais diárias
• Prático para automatizações e emissões em lote
• Certificado Digital A3
• Armazenado em token (USB) ou cartão físico
• Validade de até três anos
• Mais seguro por exigir um dispositivo físico
• Indicado para usuários que priorizam segurança máxima

Certificação para empresas: e-CNPJ, e-CPF e NF-e

Os modelos de certificado digital também variam conforme o tipo de contribuinte e a finalidade do uso.

e-CPF

Versão digital do CPF

Usado por pessoas físicas, inclusive profissionais liberais

Ideal para acessar sistemas, como o e-CAC, e declarar Imposto de Renda

e-CNPJ

Representa a identidade digital de uma empresa

Permite transmitir declarações fiscais, emitir NF-e e assinar contratos

NF-e

Certificado específico para a emissão de notas fiscais eletrônicas

Garante validade jurídica da nota fiscal e sua autenticação pelo Fisco

Como obter o certificado digital: passo a passo

A emissão do certificado digital é um processo simples, mas que exige atenção em alguns pontos.

1. Escolha da autoridade certificadora

A empresa emissora deve ser credenciada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que regulamenta a certificação no país.

2. Defina o tipo de certificado

Considere o perfil do cliente e a rotina do escritório: o certificado A1 é mais prático, o A3 mais seguro.

3. Valide a identidade

O processo de validação pode ocorrer on-line ou presencialmente, de acordo com o tipo de certificado.

4. Emita e instale

Após a validação, o certificado digital estará pronto para uso em sistemas fiscais, portais do governo, plataformas de assinatura e muito mais.

Certificação digital e as obrigações fiscais

No dia a dia do escritório contábil, o certificado digital é imprescindível para cumprir uma série de obrigações legais. Ele é usado, por exemplo, na transmissão da DCTFWeb:

• Apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
• Envio da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF)
• Acesso ao e-CAC, Conectividade Social, eSocial e outros portais oficiais

Ou seja: mais do que um acessório digital, o certificado é um item obrigatório para garantir o bom funcionamento dos serviços contábeis.

Integração com sistemas

A certificação digital também pode ser integrada a sistemas de gestão, como o Faturei, emissor de notas fiscais com recursos adicionais de automação e controle contábil.

Conheça as seis principais funcionalidades do Faturei:

• Emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e
• Controle de estoque integrado
• Gestão de pedidos de venda
• Envio automático de XML e Danfe por e-mail
• App mobile para lançamentos e consultas
• Integração com a Escrita Fiscal Netspeed

A integração potencializa a rotina dos escritórios contábeis, reduz os erros manuais e proporciona mais eficiência e agilidade na entrega dos serviços ao cliente final.

E os ganhos para o contador?

Além de beneficiar o cliente, a certificação digital abre uma nova frente de faturamento para o escritório contábil.

Veja como monetizar este serviço:

• Cobrança por consultoria para a escolha e instalação do certificado
• Inclusão do certificado nos pacotes mensais de contabilidade
• Venda direta do certificado por meio de parcerias com certificadoras
• Fidelização de clientes por oferecer soluções completas

Conclusão: prepare-se para o futuro da contabilidade

A certificação digital não é tendência, é realidade. E quem se antecipa nesse movimento sai na frente na busca por inovação, produtividade e diferenciação no mercado.

Além de permitir que seu escritório atue com agilidade e segurança, a certificação digital abre uma nova oportunidade de receita e fidelização dos seus clientes.

Fique atento! Em breve, a Netspeed vai lançar uma novidade exclusiva para escritórios contábeis.

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por: Vanessa Mandarano

Revisão: Beatriz Baptista

Imagem: Freepik