Confira as principais obrigações trabalhistas que sua empresa deve cumprir e evite problemas com a Justiça do Trabalho.

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Quando o assunto “obrigações trabalhistas” se torna pauta, é inevitável a expressão tensa nos departamentos responsáveis por essas particularidades. A lei trabalhista brasileira é considerada uma das detalhadas e complexas em comparação a outros países. Para se ter uma ideia, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o principal estatuto que rege as relações de trabalho no Brasil, é composta por mais de 900 artigos.

Consequentemente, é de se esperar que, dentro dos escritórios contábeis, a responsabilidade de lidar com tantas informações implica em várias tarefas e inúmeros desafios, tanto para os colaboradores responsáveis por essa rotina como para os gestores das empresas que prestam serviços de contabilidade.

Diante de tamanha complexidade, um erro pode ser catastrófico, resultando em consequências legais, financeiras e reputacionais graves para a empresa. Um simples descuido ou uma falta de atenção pode levar a problemas trabalhistas, como ações judiciais, multas e penalidades, além de danos à imagem da empresa e perda de confiança de clientes e colaboradores.

Com a evolução tecnológica e a automação dentro dos escritórios contábeis, as empresas estão cada vez mais adotando sistemas integrativos que auxiliam na gestão de obrigações trabalhistas de maneira eficiente e confiável. Esses sistemas permitem identificar e corrigir erros antes que eles causem danos, reduzindo o risco de problemas trabalhistas e melhorando a produtividade dos escritórios contábeis.

Obrigações trabalhistas básicas

As obrigações trabalhistas básicas, como o nome sugere, são fundamentais para garantir os direitos dos empregados e a saúde financeira das empresas. A seguir, serão descritas cada uma dessas obrigações, sua importância e o que pode acontecer se, de alguma forma, forem negligenciadas.

Registro de empregados

O registro de empregados é o processo de cadastrar os empregados no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e na Receita Federal.

Importância: o registro é fundamental para garantir os direitos dos empregados, como o acesso ao FGTS, ao seguro-desemprego e à previdência social.

Consequências de erros: se o registro de empregados não for feito corretamente, a empresa pode ser multada e ter que pagar indenizações aos empregados.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é o documento que registra salários e benefícios dos empregados.

Importância: a folha de pagamento é fundamental para garantir que os empregados recebam salários e benefícios corretamente, bem como registrar que os pagamentos devidos foram realizados.

Consequências de erros: se a folha de pagamento não for feita corretamente, a empresa pode ter que pagar indenizações aos empregados e ser multada.

Contribuições previdenciárias

As contribuições previdenciárias são os valores que as empresas pagam ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) para garantir a aposentadoria e outros benefícios aos empregados.

Importância: as contribuições previdenciárias são fundamentais para garantir a aposentadoria e outros benefícios aos empregados.

Consequências de erros: se essas contribuições não forem pagas corretamente, a empresa pode ser multada e ter que pagar indenizações aos empregados.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um capital que garante o pagamento de uma indenização aos empregados em caso de demissão sem justa causa.

Importância: o FGTS é fundamental para garantir a segurança financeira dos empregados em caso de demissão.

Consequências de erros: se o FGTS não for pago corretamente, a empresa pode ser multada e ter que pagar indenizações aos empregados.

Seguro-desemprego

O seguro-desemprego é um benefício que garante assistência financeira aos empregados durante o período de desemprego.

Importância: garante temporariamente a segurança financeira em caso de desemprego.

Consequências de erros: se o seguro-desemprego não for pago corretamente, a empresa pode ser multada e ter que pagar indenizações aos empregados.

Gestão de documentos e registros trabalhistas

Apesar de os processos de documentação e registros serem bem estabelecidos, é comum que dúvidas surjam sobre quais são as informações necessárias para cumprir as obrigações trabalhistas básicas. A seguir, serão listados documentos e registros essenciais para a conformidade com as leis trabalhistas.

Carteira de Trabalho e Previdência Social

Importância: atualmente, está em uso a versão eletrônica da CTPS, que facilita o acesso e a gestão das informações trabalhistas.

Problemas: se a carteira de trabalho digital não for atualizada ou não for acessível, o empregado pode ter dificuldades em acessar benefícios e direitos trabalhistas.

Contrato de trabalho

Importância: o contrato de trabalho é um documento que estabelece condições de trabalho e direitos e deveres do empregado e do empregador.

Problemas: se o contrato de trabalho não for elaborado corretamente, pode haver disputas sobre as condições de trabalho e os direitos dos empregados.

Registro de ponto

Importância: os registros de ponto, seja digital seja físico, controlam a jornada de trabalho e garantem o pagamento correto de salários e benefícios.Problemas: se os registros de ponto não forem precisos ou atualizados, pode haver disputas sobre o pagamento de salários e benefícios.

Documentos de pagamento

Os documentos de pagamento, como recibos e contracheques, comprovam o pagamento de salários e benefícios.

Problemas: se os documentos de pagamento não forem precisos ou atualizados regularmente, pode haver disputas sobre o pagamento de salários e benefícios.

Importância da manutenção dos registros

O acompanhamento e a revisão dos registros garantem a conformidade com as leis trabalhistas e protegem os direitos dos empregados.

Problemas: se os registros não forem exatos ou atualizados, pode haver disputas sobre os direitos dos empregados e as obrigações do empregador, o que pode resultar em multas e penalidades.

Direitos e deveres de empregados e empregadores

O estabelecimento claro de direitos e obrigações de trabalhadores e empregadores é fundamental para uma relação de trabalho justa e saudável. A seguir, serão listados os principais direitos e as obrigações essenciais da relação de trabalho, bem como as consequências do não cumprimento deles.

Direitos dos trabalhadores

• Remuneração mínima: o valor mínimo que um trabalhador deve receber por seu trabalho. É estabelecido pela Lei nº 13.467/2017, artigo 457, § 1º, da CLT.
• Carga horária: o período que o empregado deve trabalhar por dia ou por semana. É estabelecida pela Lei nº 13.467/2017, artigo 58, da CLT.

Intervalos e pausas: são períodos em que o trabalhador pode se ausentar do trabalho para descansar ou realizar atividades pessoais. É estabelecido pela Lei nº 13.467/2017, artigo 71, da CLT.

Saúde e segurança ocupacional: fundamentais para a integridade física e mental dos trabalhadores. Os empregadores têm a obrigação de fornecer, por exemplo, equipamentos de proteção individual e coletiva, bem como treinamento para os trabalhadores de acordo com a Lei nº 6.514/1977, artigo 166, da CLT.

Obrigações dos trabalhadores

Cumprir com as responsabilidades contratuais: os trabalhadores têm a obrigação de cumprir com as cláusulas estabelecidas em contrato, seja a realização das tarefas seja o cumprimento das responsabilidades estabelecidas em lei.

Respeitar as normas de conduta: os trabalhadores têm a obrigação de respeitar as normas de conduta estabelecidas na empresa, incluindo as regras de comportamento e as políticas de segurança.

Manter a confidencialidade: os trabalhadores têm a obrigação de manter o sigilo de informações confidenciais do empregador.

Direitos dos empregadores

• Receber o trabalho estipulado: os empregadores têm o direito de receber o trabalho estipulado no contrato de trabalho.
• Exigir o cumprimento das responsabilidades contratuais: os empregadores têm o direito de exigir o cumprimento das responsabilidades estabelecidas em contrato.
• Estabelecer as normas de conduta: os empregadores têm o direito de estabelecer normas de conduta para os trabalhadores.

Obrigações dos empregadores

• Pagar a remuneração: os empregadores têm a obrigação de pagar a remuneração aos trabalhadores de acordo com a lei e o contrato de trabalho.
• Fornecer os equipamentos de proteção individual e coletiva: os empregadores têm a obrigação de fornecer equipamentos de proteção para os trabalhadores.
• Treinar os trabalhadores: os empregadores têm a obrigação de treinar os trabalhadores para realizar tarefas e responsabilidades estabelecidas no contrato de trabalho.

Consequências do não cumprimento de direitos e obrigações

• Multas e penalidades: o não cumprimento das obrigações pode resultar em multas e penalidades para os empregadores, de acordo com a Lei nº 13.467/2017, artigo 634 da CLT.
• Ações judiciais: o não cumprimento dos deveres pode resultar em ações judiciais para os empregadores.
• Perda de confiança: a falta de compromisso com os deveres e as obrigações pode resultar em perda de confiança entre trabalhadores e empregadores.

Penalidades e consequências

As consequências para as empresas podem ser graves. A seguir, serão discutidas as principais penalidades do não cumprimento das obrigações trabalhistas.

• Multas e juros: multas e juros podem ser aplicados pela Justiça do Trabalho ou por outros órgãos governamentais competentes (artigo 634 da CLT).
• Processo trabalhista: processos trabalhistas podem ser movidos pelos empregados ou por outros interessados (artigo 651 da CLT).

Danos à reputação da empresa: a empresa pode ser responsabilizada por danos morais e materiais decorrentes do não cumprimento das obrigações trabalhistas, resultando em danos à reputação da empresa, o que afeta negativamente a capacidade de atrair clientes e talentos (artigo 186 da Lei nº 10.406/2002).

Importância da conformidade

Evitar penalidades e consequências: a conformidade com as obrigações trabalhistas é fundamental para evitar penalidades e consequências graves, como multas e juros, processos trabalhistas e danos à reputação da empresa.

Manter a boa reputação: a conformidade com as obrigações trabalhistas é fundamental para manter a boa reputação da empresa e garantir a sua sustentabilidade a longo prazo.

Garantir a segurança jurídica: a conformidade com as obrigações trabalhistas é fundamental para a segurança jurídica da empresa.

Vistas todas estas informações, aqui vão as 5 dicas que você deve seguir para não deixar de entregar as obrigações trabalhistas:

1. Verifique a documentação

2. Mantenha a conformidade

3. Treine seus funcionários

4. Mantenha os registros precisos

5. Considere a automação

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Conclusão

Em resumo, as obrigações trabalhistas são a essência da segurança jurídica e da sustentabilidade das empresas.

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por: Vanessa Mandarano

Revisão: Beatriz Baptista

Imagem: Freepik