Como cadastrar Clientes
- Acesse o menu Cadastros, opção Clientes.
- Siga os passos abaixo para realizar Cadastros de Clientes.
Etapa I - Clique sobre a opção Novo cliente.
Etapa II - Insira o Nome, o CNPJ, a Inscrição Estadual e os Telefones da Empresa.
Etapa III - Ao selecionar "Sim" na primeira opção, você permitirá ao cliente enviar documentos, além de criar e responder solicitações por e-mail. Mas, lembre-se: este item só funcionará se a configuração de e-mail do usuário estiver devidamente configurada. Quanto a segunda opção, utilize-a para bloquear o acesso de todos os usuários desta empresa.
Etapa IV - Informe o Nome e o E-mail do responsável.
Etapa VII - Grave.
- A empresa cadastrada será exibida na aba Pesquisa, conforme destacado em vermelho na imagem abaixo.
- O cliente cadastrado receberá um e-mail igual ao que consta na imagem abaixo. Ao recebê-lo, o cliente deverá clicar sobre a opção "ACEITAR CONVITE" para ter acesso à plataforma NetCRM.
Como realizar a Liberação de Clientes
- Acesse o menu Cadastros, opção Liberação de Clientes.
- Siga os passos abaixo para realizar a Liberação de Clientes.
Etapa I - Clique sobre o cliente que deverá ser liberado.
Etapa II - Confira as informações fornecidas pelo Cliente.
Etapa III - Clique sobre esta opção para Liberar o cadastro.
- O cliente cadastrado receberá um e-mail igual ao que consta na imagem abaixo. Ao recebê-lo, o cliente deverá clicar sobre a opção "ACESSAR O SISTEMA".
Como cadastrar Departamentos
- Acesse o menu Cadastros, opção Departamentos.
- Siga os passos abaixo para realizar o Cadastro de Departamentos.
Etapa I - Clique sobre esta opção para cadastrar um Novo departamento.
Etapa II - Clique sobre esta chave para gerar o código sequencial.
Etapa III - Informe o Nome do departamento e o Ramal.
Etapa IV - Clique sobre a lupa para selecionar o Responsável.
Etapa V - Faça uso deste campo para filtrar a busca de Usuários.
Etapa VI - Clique sobre o usuário para selecioná-lo.
Etapa VII - Grave.
Como cadastrar Usuários do Escritório
- Acesse o menu Cadastros, opção Usuários.
- Siga os passos abaixo para realizar o Cadastro de Usuários do Escritório.
Etapa I - Selecione a opção Modo Escritório.
Etapa II - Clique sobre a opção Novo usuário para iniciar um novo cadastro.
Etapa III - Insira o Nome, o E-mail e o Ramal, além de selecionar o Departamento.
Etapa IV - Clique sobre estas opções para indicar se o Usuário é Administrador, se está Afastado ou para Bloquear seu acesso.
Etapa V - Clique sobre a aba Caixa de Entrada.
Etapa VI - Clique sobre esta opção para obter maiores informações. Em suma, esta mensagem destacada em amarelo informa que, ao configurar esta aba, você estará autorizando esta plataforma a acessar sua caixa de e-mails. Portanto, quando o Cliente realizar a interação com o Escritório por e-mail, a plataforma poderá converter essas mensagem em solicitações.
Etapa VII - Informe o Servidor de e-mail, o E-mail, a Senha, o POP e a Porta. Indique, também, se o Servidor faz uso de SSL, ou não.
Etapa VIII - Clique sobre esta opção para Testar as Configurações.
Etapa IX - Clique sobre a aba Direitos de Acesso.
Etapa X - Configure estas opções para indicar as permissões e os bloqueios de acesso do Usuário.
Etapa XI - Grave.
Como cadastrar Usuários dos Clientes
- Acesse o menu Cadastros, opção Usuários.
- Siga os passos abaixo para realizar o Cadastro de Usuários dos Clientes.
Etapa I - Selecione a opção Modo Cliente.
Etapa II - Utilize estes campos para filtrar sua busca.
Etapa III - Clique sobre o Cliente desejado para selecioná-lo.
Etapa IV - Clique sobre a opção Novo usuário.
Etapa V - Insira o Nome, o E-mail e o Ramal.
Etapa VI - Clique sobre estas opções para indicar se o usuário é o Responsável ou para bloquear seu acesso.
Etapa VII - Grave.
Como cadastrar Assuntos Padronizados
- Acesse o menu Cadastros, opção Assuntos Padronizados.
- Siga os passos abaixo para realizar o Cadastro de Assuntos Padronizados.
Etapa I - Clique sobre esta opção para cadastrar um Novo assunto.
Etapa II - Informe o Título do Assunto.
Etapa III - Selecione o Departamento.
Etapa IV - Grave.
Como cadastrar Mensagens Padronizadas
- Acesse o menu Cadastros, opção Mensagens Padronizadas.
- Siga os passos abaixo para realizar o Cadastro de Mensagens Padronizadas.
Etapa I - Clique sobre a opção Nova mensagem.
Etapa II - Insira, neste quadro, a Mensagem a ser cadastrada.
Etapa III - Grave.
Como realizar Configurações
- Acesse o menu Configurações.
- Siga os passos abaixo para realizar as Configurações necessárias.
Etapa II - Clique sobre esta opção caso queira restaurar configurações padrão.
Etapa III - Configure as opções relacionadas a seu usuário quanto ao recebimento de diferentes modalidades de notificações.
Etapa IV - Clique sobre esta opção para configurar opções relacionadas aos colaboradores do escritório quanto às diferentes modalidades de notificações.
Etapa V - Clique sobre esta opção para configurar as opções relacionadas aos clientes do escritório quanto às diferentes modalidades de notificações.
Etapa VI - Utilize estes três itens de seleção para configurar o envio de e-mail ao cliente, quando o mesmo não visualizar o documento com data de vencimento.
Etapa VII - Clique sobre esta opção para configurar opções relacionadas a troca de e-mails com cliente.
Etapa VIII - Clique sobre estas opções para configurar as opções gerais do sistema.
Etapa IX - Clique sobre esta opção para configurar as opções relacionadas ao Website de acesso ao NetCRM.
Etapa X - Grave.
Como enviar ou receber Documentos
- Acesse o menu Documentos, opção Gerenciar.
- Siga os passos abaixo para configurar o envio e o recebimento de Documentos.
Etapa I - Selecione a opção Modo Cliente para visualizar somente os documentos relacionados ao cliente selecionado.
Etapa II - Utilize estes campos para filtrar sua busca.
Etapa III - Clique sobre o Cliente desejado para selecioná-lo.
Etapa IV - Clique sobre o documento recebido para visualizá-lo.
- Serão exibidas informações referentes ao documento, além do nº do protocolo, conforme imagem abaixo.
Etapa V - Clique sobre o Documento Anexado para fazer o download.
- Siga as Etapas abaixo para realizar o envio de documentos a seus clientes.
Etapa VI - Clique sobre a opção Novo documento.
Etapa VII - Clique sobre a lupa para selecionar o Destinatário.
Etapa VIII - Clique sobre o Cliente desejado para selecioná-lo.
Etapa IX - Insira o Título.
Etapa X - Quando necessário, insira Observações.
Atenção: Quando tratar-se de documentos que possuam data de Vencimento, para que o sistema realize corretamente suas funcionalidades, preencha obrigatoriamente esta informação para que seja possível realizar o envio automático de e-mail ao destinatário, informando-lhe a quantidade de dias para vencer o documento.
Etapa XI - Informe a Data de Vencimento e o Mês Base.
Etapa XII - Clique sobre esta opção para anexar documentos.
Etapa XVIII - Grave.
Como enviar ou receber Solicitações
- Acesse o menu Solicitações, opção Gerenciar.
- Siga os passos abaixo para configurar o envio e o recebimento de Solicitações.
Etapa I - Selecione a opção Modo Cliente para visualizar somente as solicitações relacionadas ao cliente selecionado.
Etapa II - Utilize estes campos para filtrar sua busca.
Etapa III - Clique sobre o Cliente desejado para selecioná-lo.
Etapa IV - Clique sobre a Solicitação desejada para visualizá-la.
- Serão exibidas informações referentes à Solicitação, tais como o Solicitante, a Data, o Mediador e o Nº do Protocolo, além da Mensagem enviada, conforme a imagem abaixo.
- Para responder à Solicitação recebida, siga as Etapas abaixo.
Etapa V - Clique sobre esta opção caso queira selecionar uma mensagem padronizada.
Etapa VI - Insira a Mensagem.
Etapa VII - Clique sobre esta lupa para selecionar com quem irá interagir.
Etapa VIII - Utilize estes campos para filtrar sua busca.
Etapa IX - Clique sobre o Usuário desejado para selecioná-lo.
Etapa X - Clique sobre esta lupa para anexar algum documento.
Etapa XI - Clique sobre esta opção para Incluir a mensagem.
Etapa XII - Clique em Enviar.
- A mensagem encaminhada será anexada ao quadro de informações, conforme imagem abaixo.
- Para encerrar o processo, siga as Etapas abaixo.
Etapa XIII - Clique sobre a opção Finalizar.
Etapa XIV - Insira a Mensagem de encerramento.
Etapa XV - Selecione com quem irá interagir.
Etapa XVI - Clique sobre a opção Incluir.
Etapa XVII - Clique sobre a opção Enviar.
Como transferir Solicitações
- Acesse o menu Solicitações, opção Gerenciar.
- Siga os passos abaixo para transferir Solicitações.
Etapa I - Clique sobre a Solicitação desejada para selecioná-la.
Etapa II - Clique sobre a opção Transferir.
Etapa III - Insira a Mensagem de transferência.
Etapa IV - Clique sobre a lupa para selecionar o usuário que será o responsável pela solicitação.
Etapa V - Clique sobre a opção Incluir.
Etapa VI - Clique sobre a opção Enviar.
O Mediador será alterado, conforme imagem abaixo.
Como pesquisar Protocolos
- Para realizar a pesquisa de protocolos, siga as Etapas abaixo.
Etapa I - Insira o Nº do Protocolo neste campo e clique sobre a lupa para pesquisá-lo.
Etapa I - Clique sobre a opção desejada, podendo ser "Fechar", "Abrir documentos" ou "Abrir Solicitação".
Como gerar Relatórios
- Acesse o menu Relatórios.
- Serão exibidas 3 colunas de Relatórios referentes a "Cadastros", "Estatísticas" e "Gráficos". Clique sobre a opção desejada para abrir o Relatório.
Como utilizar a Agenda
- Siga as Etapas abaixo para manusear a Agenda.
Etapa I - Clique sobre a opção de exibição desejada, podendo ser "Diário", "A cada três dias" ou "Semanal". Obs.: Neste material, utilizaremos a opção "Semanal" como exemplo.
- A Agenda é exibida em colunas (dias da semana) e em linhas (horas do dia).
Etapa II - Clique sobre o campo que corresponda ao dia da semana e ao horário desejados.
Etapa III - Selecione o horário de Início e o horário de Término do Evento.
Etapa IV - Insira o Título.
Etapa V - Insira a Descrição.
Etapa VI - Clique sobre a opção Salvar.
- O Evento será exibido no campo selecionado, conforme imagem abaixo.
- As datas com compromissos agendados serão exibidas em amarelo na home do sistema, conforme imagem abaixo.
