Cadastro de Empresas
Etapa I - Clique na opção Empresas, no grupo CADASTROS.
- Será exibido o módulo que lhe permitirá realizar o Cadastro de Empresas.
Etapa II - Clique nesta opção para Importar os Dados do CNPJ automaticamente e preencha os campos que permanecerem em branco.
Etapa III - Grave.
Obs.: Para realizar o preenchimento manual, realize as Etapas a seguir.
Etapa IV - Preencha manualmente os campos deste quadro.
Etapa V - Grave.
Cadastro de Departamentos
Etapa I - Clique sobre a opção Departamentos, no grupo CADASTROS.
- Será exibido o módulo que lhe permitirá realizar o Cadastro de Departamentos.
Etapa II - Insira a Descrição do Departamento.
Etapa III - Grave.
Cadastro de Usuários
Etapa I - Clique sobre a opção Usuários, no grupo CADASTROS.
- Será exibido o módulo que lhe permitirá cadastrar Usuários.
Etapa II - Insira o Nome do Usuário.
Etapa III - Insira o Usuário e a Senha.
Etapa IV - Clique sobre a lupa para pesquisar e selecionar o Departamento.
Etapa V - Para que o usuário se torne Administrador, ou seja, tenha acesso a todas as funcionalidades do Sistema, marque esta opção.
- Se o Usuário não for o Administrador, desmarque a opção indicada acima, na Etapa V, para que a segunda aba (Permissões) seja habilitada, e siga as Etapas abaixo para indicar ao Sistema a quais módulos ele terá acesso.
Etapa VI - Clique sobre a aba Permissões Sistema.
Etapa VII - Marque somente os módulos que o Usuário terá acesso e, para cada módulo selecionado, informe se ele poderá Gravar, Excluir e/ou Acessar, marcando as respectivas permissões.
Etapa VIII - Grave.
Cadastro de Localizações
Etapa I - Clique sobre a opção Localizações, no grupo CADASTROS.
- Será exibido o módulo que lhe permitirá realizar o Cadastro de Localizações.
- Atente-se para a disposição e a hierarquia estabelecidas em sua estrutura de pastas, que será usada constantemente para salvar e resgatar documentos.
Etapa II - Visualize estrutura de pasta neste quadro.
Etapa III - Neste outro quadro, visualize as pastas e documentos vinculados à pasta selecionada.
Etapa IV - Clique sobre esta opção para Incluir uma nova pasta.
Etapa V - Informe o Nome da Pasta.
Etapa VI - Clique em OK.
Etapa VII - Clique duplamente sobre a pasta para abri-la.
Etapa VIII - Ao clicar com o botão direito do mouse, será possível incluir uma nova pasta.
Etapa IX - Note como será apresentada a estrutura das localizações criadas. Este foi apenas um exemplo. Você poderá montar suas localizações de acordo com a sua necessidade.
Cadastro de Campos Adicionais
- Acesse o menu Utilitários.
Etapa I - Clique sobre a opção Configurações, no grupo CONFIGURAÇÕES.
- Será exibido o módulo que lhe permitirá realizar as Configurações necessárias.
- Por meio deste módulo, é possível criar até quatro campos de informações, no momento da importação dos documentos.
Etapa II - Marque a opção Ativo.
Etapa III - Insira o Título.
Etapa IV - Se quiser que o campo seja Obrigatório na importação de documentos, marque esta opção.
Etapa V - Clique sobre a aba Configurações Adicionais.
Etapa VI - Configure as informações de alertas referentes ao aviso de vencimento dos documentos.
Etapa VII - Grave.
Situação I | Como importar Documentos a partir do Scanner
Etapa I - Clique sobre a opção Importar, no grupo PROCESSOS.
- Será exibido o módulo que lhe permitirá realizar a importação de documentos.
Etapa II - Clique sobre a opção Scanner.
Etapa III - Realize as configurações de scanner.
Etapa IV - Clique sobre a opção Scan.
Etapa V - Insira o nome do arquivo.
Etapa VI - Informe Palavras-chave, que serão utilizadas como parâmetro de busca.
Etapa VII - Insira o Mês Base.
Etapa VIII - Selecione a Localização, que é o local onde o documento será salvo.
Etapa IX - Marque esta opção, caso queira realizar o Controle de Periodicidade, e insira o vencimento no campo seguinte.
Etapa X - Clique sobre a opção Controle de Permissões.
Etapa XI - Faça a configuração de permissão neste quadro.
Etapa XII - Clique sobre a opção Processar Documentos.
Etapa XIII - Clique em Ok para concluir.
Etapa XIV - Clique em Sim para importar novos documentos.
Situação II | Como importar Documentos a partir de um Arquivo
- Será exibido o módulo que lhe permitirá realizar a importação do arquivo.
Etapa II - Clique sobre a opção "Processar a partir de um arquivo".
Etapa III - Selecione o Tipo de Arquivo que será importado: Documentos ou Imagens.
Obs.: Nas imagens serão exibidos os tipos de documentos compatíveis com o sistema.
Etapa IV - Insira o Título.
Etapa V - Informe Palavras-chave, que serão utilizadas como parâmetro de busca.
Etapa VI - Este é o campo que indicará onde será arquivado o documento em questão.
Etapa VII - Marque esta opção, caso queira realizar o Controle de Periodicidade, e insira o vencimento no campo seguinte.
Etapa VIII - Clique sobre esta opção para realizar o Controle de Permissões.
Etapa IX - Clique em Processar Documentos.
Etapa X - Clique em Ok para concluir.
Etapa XI - Clique em Sim para continuar importando.
Como gerenciar Documentos
Etapa I - Clique sobre a opção Gerenciar, no grupo PROCESSOS.
Etapa II - Visualize, neste quadro, a sua estrutura de Localizações e clique sobre a pasta desejada para selecioná-la.
Etapa III - Neste outro quadro, visualize os documentos presentes na pasta selecionada.
Etapa IV - Clique sobre a aba Pesquisa de Documentos.
Etapa V - Utilize os campos deste quadro como parâmetros de filtro.
Etapa VI - Clique sobre a opção Pesquisar.
Etapa VII - Visualize, neste quadro, os Resultados dos filtros aplicados.
Etapa VIII - Utilize estas opções para Editar, Visualizar, Configurar, Exportar PDF ou Excluir.
Como realizar o Controle Periódico de Documentos
Etapa I - Clique sobre a opção Controle Periódico, no grupo PROCESSOS.
Etapa II - Visualize os Documentos Vencidos na 1ª aba; os Documentos a Vencer na 2ª aba e os Documentos Baixados na 3ª aba.
- Para dar baixa nos Documentos Vencidos ou a Vencer, realize as Etapas a seguir:
Etapa III - Clique sobre o documento que será baixado.
Etapa IV - Clique em Baixar.
Etapa V - Clique em Sim para realizar a baixa do documento.
Etapa VIII - Note que o documento será transferido para a aba de Documentos Baixados.
