Como importar documentos

• A importação de arquivos é feita seguindo o menu Documentos, opção Importar.

• Para utilizar a opção Digitalizar, solicite ao suporte técnico da sua empresa que faça a instalação e a configuração do scanner. Depois da instalação, utilize esta opção para importar arquivos por meio da digitalização.
• Utilize a opção Carregar para importar arquivos digitais e salvos no computador para dentro do sistema.
• Selecionando qualquer uma das opções, o sistema abre a janela para buscar e selecionar o documento (extensões válidas .doc, .docx, .pdf, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .bmp, .jpeg, .jpg, .png, .tif).

Etapa I – Para finalizar a importação, preencha os campos neste quadro e clique em Importar.

Título do documento: o título é carregado conforme o arquivo foi previamente salvo

Válido até: se houver algum tipo de prazo, por exemplo, vencimento em caso de um boleto, ou data para lançamentos, em caso de folha de pagamento, informe neste campo a validade. Observação: informando a validade, o documento aparecerá no calendário do dashboard do sistema

Palavras-chave: as palavras-chave registradas aqui são usadas nas buscas que serão feitas pelo documento posteriormente

Localização: escolha da localização na qual o documento será salvo. Observação: somente os usuários registrados na equipe com permissão para acessar a localização escolhida acessarão o documento. Para permitir novos acessos, clique em Permissões do documento.

Importante! Não é possível importar um documento sem antes cadastrar uma localização para alocá-lo.

Permissões do documento: essa opção expande a tela para inserir novas permissões para acesso ao documento, caso haja necessidade.

Etapa II – Para adicionar uma permissão para um usuário, que não esteja na localização informada anteriormente, para que ele tenha acesso ao documento, marque a opção Usuários, pesquise e clique em Incluir.

Etapa III – Selecione a opção Equipes caso queira dar permissão para uma equipe, digite na pesquisa o nome da equipe e clique em Incluir.

Etapa III – Informe o tipo de permissão que o usuário ou a equipe terão e clique em Salvar.

Documentos organizados por localização

• Clicando no menu Documentos, opção Documentos por localização, o sistema apresenta as localizações e as sublocalizações criadas, bem como todos os arquivos armazenados em cada uma delas. 

Localizações: nessa área estão listadas todas as localizações que foram criadas

Etapa I – Clique duas vezes sobre uma localização para expandir o organograma e visualizar as sublocalizações alocadas nela.

Etapa II – Clique em uma localização para visualizar no campo à frente todos os documentos importados para o caminho selecionado.

Etapa III – Use a barra Pesquisar documentos para localizar um arquivo.

Etapa IV – Selecione um dos documentos listados para habilitar as opções de edição no canto superior da tela.

Ações: ações disponíveis, como envio do documento selecionado por e-mail ou registro do log de operações dele

Importar documento: atalho para a importação de documentos

Download: para baixar o documento da nuvem e salvá-lo no computador

Configurar: edição das configurações do documento selecionado

Visualizar: visualiza o documento, sem a necessidade de download

Excluir: deleta o documento selecionado

Ferramentas de pesquisa avançada

• Utilize o menu Documentos, opção Pesquisa avançada para localizar documentos usando filtros avançados. Quanto mais dados forem inseridos nos filtros, mais específica será a busca.

Etapa I – Encontrando o documento pesquisa, selecione-o na tabela e escolha a ação necessária.

Controle de documentos periódicos

• Seguindo o menu Documentos, opção Controle de documentos periódicos é possível editar as informações daqueles documentos que exigem periocidade. Para começar, clique na seta para expandir os Filtros para Consulta na tela.

Etapa I - Selecione os filtros necessários para localizar o documento e clique em Consultar. O sistema retornará os arquivos encontrados.

Tipo: marca se o documento já está vencido ou se é um documento a vencer

A vencer até: informa a data limite de vencimento para busca

Baixados de: informa a data de início do período para busca de documentos baixados

Baixados até: informa a data limite do período para busca de documentos baixados

Etapa II – Entre os registros que o sistema retornou, selecione o arquivo desejado e clique na opção referente ao controle necessário.

Alterar validade: edita a validade do documento, informando uma nova data de validade

Baixar: informa que a validade do documento foi cumprida, efetuando a baixa

Excluir baixa: exclui uma baixa feita erroneamente