O acompanhamento dos documentos fiscais eletrônicos exige atenção aos diferentes status atribuídos pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Na rotina das empresas, situações como cancelamento, inutilização, rejeição e denegação não são equivalentes e produzem consequências distintas para a NF-e e para sua numeração.

A identificação correta de cada ocorrência é importante para evitar inconsistências na escrituração, perda do controle documental e procedimentos inadequados durante a emissão dos documentos fiscais.

Quando a NF-e já foi autorizada

O cancelamento ocorre depois que a NF-e recebeu autorização de uso. Quando a operação não se concretiza e as exigências legais são atendidas, o emitente pode solicitar o cancelamento à Sefaz.

Esse procedimento não apaga o documento dos registros fiscais. A NF-e permanece vinculada à base de dados da administração tributária com a informação de que foi cancelada.

Outro ponto relevante é a numeração: depois do cancelamento, o número utilizado não pode ser reaproveitado em uma nova nota nem ser objeto de pedido de inutilização.

Inutilização está relacionada à numeração

A inutilização tem finalidade diferente. Ela é utilizada quando existe uma quebra na sequência de numeração dos documentos fiscais e determinado intervalo não chegou a ser empregado na emissão de NF-e.

Imagine uma empresa que tenha utilizado o número 100 e, posteriormente, passe a emitir a partir do 110. Se os números intermediários não tiverem sido utilizados, o intervalo de 101 a 109 poderá ser informado à Sefaz para inutilização, observadas as regras aplicáveis.

O procedimento deve ser realizado até o décimo dia do mês seguinte ao da ocorrência da quebra de sequência.

Portanto, não se trata de cancelar uma nota emitida. A empresa está comunicando ao Fisco que determinada faixa numérica não será utilizada.

Rejeição não gera uma NF-e autorizada

A rejeição acontece durante o processo de validação da NF-e. Quando são identificados erros ou inconsistências, a Sefaz interrompe a autorização e apresenta um código acompanhado da descrição do problema.

Entre as possíveis causas estão informações preenchidas incorretamente, inconsistências cadastrais, problemas de numeração ou questões relacionadas ao credenciamento do emitente.

Como o documento não chega a ser autorizado nem registrado na base fiscal como uma NF-e válida, a empresa pode corrigir o problema e transmitir novamente o documento. A numeração também pode ser reaproveitada, desde que não tenha sido utilizada posteriormente em outro documento.

Denegação tem origem em irregularidade fiscal

Embora também impeça o uso da NF-e, a denegação possui uma característica diferente da rejeição. Nesse caso, a Sefaz identifica uma irregularidade fiscal que impede a autorização do documento.

Dependendo das regras adotadas pela unidade federativa, a situação irregular pode estar relacionada ao emitente e, em determinadas situações, ao destinatário.

A NF-e fica registrada na base da Sefaz com o status “Denegado o uso”. Como consequência, o documento não pode ser utilizado e sua numeração não poderá ser reaproveitada, cancelada ou inutilizada.

Tratamento fiscal exige atenção

As diferenças entre os quatro status podem ser resumidas da seguinte forma:

Situação     Característica                                                                  Reutilização da numeração

Cancelada  Documento autorizado posteriormente cancelado  Não

Inutilizada  Número que não chegou a ser utilizado                     Não

Rejeitada    Transmissão impedida por erro ou inconsistência   Sim, após correção

Denegada   Uso impedido por irregularidade fiscal                      Não

Na escrituração, NF-e canceladas, denegadas e números inutilizados devem receber o tratamento previsto na legislação tributária, inclusive quanto ao registro sem valores monetários quando essa regra for aplicável.

Já diante de uma rejeição, a prioridade é identificar a mensagem apresentada pela Sefaz, corrigir a inconsistência e fazer uma nova transmissão.

Controle deve incluir XML e eventos

O acompanhamento dos documentos não termina com a autorização da NF-e. A empresa deve manter os arquivos XML correspondentes e acompanhar os eventos vinculados aos documentos, especialmente quando houver cancelamentos ou outras ocorrências posteriores.

O Portal Nacional da NF-e disponibiliza mecanismos para consulta da situação dos documentos, além das ferramentas oferecidas pelas respectivas Secretarias da Fazenda.

Na rotina fiscal, conhecer o status atribuído a cada NF-e permite definir corretamente a providência necessária. Enquanto a rejeição ainda permite corrigir o documento e tentar uma nova autorização, a denegação impede seu uso. O cancelamento modifica a situação de uma nota já autorizada, e a inutilização trata exclusivamente de uma numeração que não chegou a ser utilizada.

Redação Portal Educação – com informações do Portal Nacional da NF-e e Portal Contábeis