A promulgação da Emenda Constitucional nº 132/2023 representa uma das transformações mais profundas já realizadas no sistema tributário brasileiro. Ao alterar a forma de tributação sobre o consumo, a reforma inaugura um longo período de transição que exigirá ajustes operacionais, tecnológicos e fiscais por parte das empresas.

Embora a proposta tenha como objetivo a simplificação do sistema no médio e longo prazo, o processo de implementação traz desafios relevantes no curto prazo — especialmente para as áreas financeiras. Nesse contexto, o setor de Contas a Pagar passa a ocupar papel estratégico, por estar diretamente ligado à validação de documentos fiscais, ao controle de créditos tributários e à execução dos pagamentos.

Mudanças no modelo de tributação sobre o consumo

Historicamente, a tributação do consumo no Brasil esteve baseada em um conjunto fragmentado de impostos, com regras distintas e cumulatividade parcial, entre eles:

• PIS
• Cofins
• IPI
• ICMS
• ISS

Com a reforma, esses tributos serão gradualmente substituídos por um modelo de IVA Dual (Imposto sobre Valor Adicionado), composto por:

CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços, de competência federal;

IBS – Imposto sobre Bens e Serviços, de competência estadual e municipal.

Apesar da unificação conceitual, o novo sistema não entra em vigor de forma imediata. Entre 2026 e 2033, haverá a convivência entre o modelo atual e o novo, exigindo das empresas controles paralelos de apuração, escrituração e documentação.

Principais impactos no setor de Contas a Pagar

O setor de Contas a Pagar será diretamente impactado pelas mudanças, uma vez que sua atuação está ligada à liberação de despesas, conferência de documentos fiscais e cumprimento de obrigações financeiras.

Apuração de IBS e CBS e efeitos no fluxo de caixa

No novo modelo, os tributos passam a ser calculados “por fora”, ou seja, deixam de estar embutidos no preço e passam a ser destacados de forma explícita nos documentos fiscais.

Além disso, ganha relevância o split payment, mecanismo pelo qual parte do valor pago ao fornecedor pode ser automaticamente direcionada ao fisco no momento da liquidação da operação.

A falta de preparo dos sistemas pode gerar:

• divergências de valores pagos;
• dificuldades de conciliação financeira;
• impactos no fluxo de caixa.

Créditos tributários e necessidade de maior controle documental

A reforma reforça o princípio da não cumulatividade plena, ampliando o direito ao aproveitamento de créditos tributários sobre insumos e despesas relacionadas à atividade da empresa.

Entretanto, o aproveitamento desses créditos depende diretamente de:

• emissão correta dos documentos fiscais;
• destaque adequado do IBS e da CBS;
• comprovação do recolhimento do tributo na etapa anterior.

Notas fiscais com erros, inconsistências ou informações incompletas podem impedir o crédito e elevar o custo operacional.

Documentos fiscais: novos layouts e validações

A reforma prevê ajustes nos principais documentos fiscais eletrônicos, entre eles:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
• Os novos layouts deverão contemplar:
• campos específicos para IBS e CBS;
• códigos padronizados de tributação;
• regras relacionadas ao Imposto Seletivo, aplicável a determinados produtos.

Diante desse cenário, a análise técnica dos arquivos XML antes da liberação dos pagamentos torna-se etapa essencial no processo de Contas a Pagar.

Desafios operacionais no período de transição

A convivência entre dois sistemas tributários impõe desafios relevantes às empresas.

Adequação dos sistemas de gestão

Os sistemas de gestão (ERPs) precisarão ser atualizados e corretamente parametrizados para atender às novas regras. Mesmo com automação, será necessário revisar constantemente:

• regras fiscais aplicáveis às operações;
• classificação de produtos e serviços;
• enquadramento tributário das transações.

Fiscalização mais integrada e riscos de inconsistências

Com o avanço da digitalização e do cruzamento automático de dados, o fisco amplia sua capacidade de fiscalização. Divergências entre documentos fiscais, escrituração e pagamentos podem resultar em autuações.

Entre os principais riscos operacionais estão:

• pagamentos realizados sem retenções adequadas;
• aceitação de documentos fiscais irregulares;
• erros na classificação tributária das operações.

Capacitação das equipes e revisão de processos

A transição para o novo modelo exige mais do que ajustes técnicos. As equipes financeiras precisarão compreender os conceitos do IVA, as regras de creditamento e as particularidades do período de convivência entre os sistemas.

A atualização constante e a revisão dos fluxos internos serão fundamentais para reduzir riscos e garantir conformidade.

Automação como aliada do Contas a Pagar

A automação dos processos surge como um importante instrumento de apoio nesse cenário. Entre os principais benefícios estão:

• parametrização tributária alinhada à legislação vigente;
• leitura e validação automática de notas fiscais;
• integração entre documentos fiscais, pedidos e pagamentos.

Soluções que cruzam dados e validam informações antes da liquidação contribuem para a prevenção de passivos fiscais e para maior segurança operacional.

Considerações finais

A reforma tributária inaugura uma fase de ajustes graduais para as empresas brasileiras. O setor de Contas a Pagar assume papel estratégico nesse processo, ao atuar diretamente na conferência documental, no controle de créditos e na execução dos pagamentos.

Diante de novos tributos, formatos documentais e regras de apuração, será essencial fortalecer processos internos, investir em tecnologia e acompanhar atentamente as normas que regulamentarão o período de transição.

Redação Portal Educação

Com informações do Portal Contábeis